Regulament General privind Protectia Datelor
Acord prelucrare si stocare date cu caracter personal
Notă de informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către Grădinița “Little Primary Education”
În această notă de informare prezentăm modul în care are loc prelucrarea datelor cu caracter personal de către Grădinița “Little Primary Education” și în care ne asigurăm că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu noul cadru legal aplicabil în materia protecției persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (Regulamentul general privind protecția datelor, în engleză General Data Protection Regulation – GDPR 2016/679/UE), care se aplică direct în toate statele membre U.E.
Pentru scopurile acestei note de informare, Grădinița “Little Primary Education” este operator de date cu caracter personal. Puteți găsi mai jos informații cu privire la identitatea și datele noastre de contact. Această notă conţine informaţii importante, vă încurajăm să acordaţi timpul necesar pentru a o citi în întregime şi cu atenţie. Nu ezitaţi să ne comunicaţi orice nelămuriri aveţi. Dorim să fie clar pentru dumneavoastră cum folosim datele dumneavoastră şi modul în care le protejăm. Conţinutul acestei note de informare este pur informativ şi nu afectează drepturile pe care vi le oferă legislaţiacf. Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal https://www.dataprotection.ro/
Vom face tot posibilul pentru a vă facilita exercitarea acestora.
Cine suntem
Grădinița “Little Primary Education” oferă un program educaţional integrat şi complet.
Datele noastre de contact
Denumire completa: Grădinița “Little Primary Education”
Adresă sediu social și pentru corespondență: Intrarea Docherilor 3, Bucuresti, sector 2, 020573
Adresă de email: office@lp-education.ro
La această adresă ne puteți scrie orice sugestii sau întrebări referitoare la protecţia datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Ce acoperă Nota noastră de informare?
Nota noastră de informare se aplică:
- Website-ului nostru: http://lp-education.ro/
- Contului nostru de e-mail:office@lp-education.ro
- Contului de e-mail asociat formularului electronic prin care colectăm datele dumneavoastră
- Oricăror alte programe informatice, platforme IT, tehnologii, servere, procese și modalităti de colectare, stocare și prelucrare de informații în legătură cu serviciile de educație pe care Grădinița “Little Primary Education”le furnizează sau urmează să le furnizeze în cadrul procesului de contractare.
Ce date cu caracter personal prelucrăm
Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le vom prelucra sunt cele obținute direct de la dumneavoastră și includ următoarele categorii de date:
– Detalii personale (pot include date cu caracter personal sensibile, prin extrapolarea datelor personale sensibile furnizate pentru copiii dumneavoastră), cum ar fi: nume; prenume; sex; data naşterii/ vârsta; profesie, situația familială, înregistrări video (în incintele noastre unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acolo unde există, acestea sunt indicate prin semne la vedere); cod numeric personal (CNP); restul informațiilor din actul dumneavoastră de identitate (inclusiv data emiterii, data expirării actului, locul naşterii), restul informațiilor din cererea de înscriere la Grădinița “Little Primary Education”, precum și a celorlalte documente din dosarul copilului, menționate în contract.
– Detalii personale privind copiii dumneavoastră (includ date cu caracter personal sensibile), cum ar fi: nume; prenume; nume de alint ; sex; data naşterii/ vârsta; locul nașterii, cetăţenie; naționalitate, religie, nevoi speciale de educație, domiciliu, situația tutorilor legali, înregistrări video (în incintele noastre unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acolo unde există, acestea sunt indicate prin semne la vedere); cod numeric personal (CNP); restul informațiilor din certificatul de naștere (inclusiv data emiterii, locul naşterii) precum și a altor documente existente la dosarul copilului, conform celor indicate în contract
– Detalii personale și detalii de contact privind persoanele autorizate să preia copiii de la Grădinița “Little Primary Education”la finalul programului sau privind persoanele care pot fi contactate în caz de urgență (dacă tutorii legali nu au răspuns încercărilor noastre de a-i contacta cu prioritate), cum ar fi: nume, prenume, relația cu copilul, telefon mobil/fix, restul informațiilor din actul lor de identitate pe care îl stocam în copie (inclusiv CNP, data emiterii, data expirării actului, locul naşterii). Prin furnizarea către noi a acestor date vă obligați să obțineți de la acestea consimțămantul lor expres privind prelucrarea datelor lor personale.
– Detalii de contact, cum ar fi: adresă de domiciliu/ reşedinţă; număr de telefon mobil/fix; număr de fax; adresă de email.
– Date medicale cu caracter personal sensibile privind copiii dumneavoastră (posibil în unele cazuri și ale membrilor familiei), cum ar fi: simptome; boli anterioare; analize medicale; medicamente administrate în trecut; grupă sangvină; recomandări medicale; avize medicale, fișe medicale, fișe privind situația vaccinarilor/carnete de vaccinări; alte informaţii medicale pe care ni le oferiţi cu privire la copiii dumneavoastră înscriși la Grădinița “Little Primary Education”, ori uneori cu privire la membrii familiei, detalii despre medicul de familie.
– Detalii de plată, cum ar fi: adresă de facturare; numărul contului bancar sau al cardului bancar/ cod IBAN; numele şi prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar (poate fi altul decât dumneavoastră dacă altcineva a efectuat plata unei facturi în numele și pentru dumneavoastră); data de la care cardul bancar este valabil; data expirării cardului bancar.
– Detalii profesionale, cum ar fi: angajator; funcție; profesie.
– Opinii şi viziuni (pot include date sensibile), cum ar fi: orice opinii şi viziuni pe care ni le transmiteţi sau orice opinii şi viziuni pe care le postaţi public despre noi pe reţelele de socializare (social media) sau pe care le faceţi cunoscute pe alte canale publice.
– Date referitoare la interacțiunea cu noi, cum ar fi: evidențe ale interacţiunilor dumneavoastră cu noi; detalii referitoare la istoricul tranzacțiilor dumneavoastră cu noi.
După cum reiese din lista de mai sus, este posibil să ne furnizați informații cu privire la alte persoane – de exemplu, istoricul medical al rudelor dumneavoastră, informații despre medicul de familie, datele persoanelor autorizate de dumneavoastră să aducă sau să preia copiii, sau să fie contactate în caz de urgențe. Atunci când datele se referă la persoane identificate sau pe care le putem identifica, vom trata aceste informații drept date cu caracter personal ale acelor persoane şi le vom acorda şi lor protecţia necesară.
Cum colectăm datele dumneavoastră personale
Colectăm datele dumneavoastră direct de la dumneavoastră, atunci când:
- transmiteți pe email-ul nostru diverse informații, și/sau
- completați/semnați contractul/acordul de școlarizare și/sau
- completați/semnați orice alte acte/formulare electronice legate de derularea relației noastre, fie în baza unui contract semnat, fie în vederea semnării unui contract, sau oricând pe parcursul derulării contractului.
- constituiți dosarul de școlarizare al fiecărui copil înscris la Grădinița “Little Primary Education”, conform listei indicate orientativ în contract.
Dumneavoastră furnizați datele în mod voluntar. Încercăm în mod constant să păstrăm datele dumnevaoastră cât mai corecte și la zi. Pentru aceasta desfășurăm în mod continuu o campanie de colectare și actualizare a datelor dumneavoastră.
Temeiurile legale în baza cărora prelucrăm datele dumneavoastră personale (altele decât datele sensibile)
Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, altele decât datele sensibile, pentru a încheia un contract cu dumneavoastră, la cererea dumneavoastră, sau pentru a executa un contract încheiat cu dumneavoastră, prin care ne obligăm să prestăm serviciile noastre.
În ceea ce priveşte comunicările noastre de marketing, prelucrăm datele dumneavoastră pe baza consimţământului la prelucrare pentru acest scop specific.
Putem prelucra datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligaţiilor noastre de arhivare, a obligaţiilor de a comunica unor autorităţi publice, la cerere, anumite informaţii sau a altor obligaţii legale.
De asemenea, sunt cazuri în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul interesului nostru legitim, de exemplu atunci când vă comunicăm informații despre calendarul anual, activitatea copiilor, alerte medicale, reguli interne, etc, pentru a facilita accesul la serviciile noastre educaționale.
Temeiurile legale în baza cărora prelucrăm datele personale sensibile
Având în vedere specificul activităţii noastre (furnizare de servicii educaționale), este normal să colectăm sau să prelucrăm și datele dumneavoastră sensibile cu caracter personal, inclusiv date furnizate de către dumneavoastră despre copiii înscriși la Grădinița “Little Primary Education”, ai căror tutore legal sunteți.
Vom realiza aceste prelucrări pe baza următoarelor temeiuri juridice:
– Atunci când prelucrarea este necesară în scopuri legate de raportarea către autorități, inclusiv către Ministerul Educației și entități aflate în subordinea acestuia, prin intermediul bazelor de date pe care acesta/acestea le administrează, ca de exemplu SIIR (Sistemul Informatic Integrat al Învățământului din România) sau prin baza de date privind raportul anual de autoevaluare internă sau externă (după caz) a unităților de învățămînt, conform reglementarilor legale în vigoare.
– Atunci când prelucrarea este necesară în scopuri legate de menținerea, prevenirea sau evaluarea stării de sănătate a colectivității, conform reglementărilor legale în vigoare, inclusiv raportarea către Ministerul Sănătății/Direcția de Sănătate Publică ori către alte entități aflate în subordinea acestora.
– Putem prelucra datele dumneavoastră și în situații de urgență medicală sau alte situații în care vă aflați în incapacitate (fizică sau juridică) de a consimți la prelucrare, putem prelucra datele dumneavoastră sensibile în scopul protejării intereselor vitale ale dumneavoastră sau ale copiilor dvs. (sau ale unei alte persoane fizice).
– În cazuri urgente, poate fi necesar să prelucrăm datele dumneavoastră medicale din motive de interes public în domeniul sănătăţii publice; de exemplu: protecţia împotriva epidemiilor.
– În situația în care între dumneavoastră și noi apar diferende pe care nu le putem soluționa împreună pe cale amiabilă, este posibil să prelucrăm datele dumneavoastră sensibile (de exemplu, informațiile medicale privind copiii înscriși la Grădinița “Little Primary Education”) pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru în instanță.
Scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal
Prestarea de servicii educaționale: oferirea de servicii educaționale, al căror beneficiar final este copilul dvs.; înregistrarea serviciilor educaționale oferite; inclusiv oferirea de servicii promoţionale sau informatii despre promoțiile noastre; identificarea dumneavoastră, a beneficiarilor serviciilor noastre şi a serviciilor furnizate; comunicarea cu dumneavoastră cu privire la serviciile educaționale furnizate.
Comunicări de marketing. Comunicarea cu dumneavoastră prin orice mijloace (de exemplu, email, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice (SMS-uri), poştă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) noutăţi privind serviciile educaționale disponibile la Grădinița “Little Primary Education”, furnizarea altor informaţii care v-ar putea interesa, din partea noastră sau a partenerilor noștri.
Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii şi IT (tehnologia informaţiei). Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii; gestionarea securităţii noastre IT; realizarea auditurilor de securitate asupra reţelelor noastre IT, emiterea de rapoarte către instituțiile abilitate sau repararea unor erori de sistem.
Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale. Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale cu privire la ținerea contabilitatății, îndeplinirea obligațiilor fiscale, arhivare, securitate, păstrarea evidenţelor, raportare către autorități, și a altor obligații cerute de legislația în vigoare.
Gestiunea financiară. Eliberarea dovezilor de facturare și plată către dumneavoastră; încasarea plăţilor de la dumneavoastră inclusiv înregistrarea plăților efectuate de altă persoană în numele dumneavoastră; recuperarea debitelor de la dumneavostră; restituirea unor sume de bani către dumneavoastră; transmiterea de notificări; trimiterea în instanţă; elaborarea de rapoarte financiare/ operaţionale, a rapoartelor de activitate şi emiterea situaţiilor financiare/ cu privire la contracte.
Soluţionarea disputelor. Formularea de cereri şi de apărări înaintea autorităţilor publice şi a altor entităţi care soluţionează dispute.
Sondaje: Realizarea de sondaje şi adresarea de întrebări către dumneavoastră cu scopul de a obţine opinia dumneavoastră cu privire la serviciile noastre sau cu scopul de a vă putea oferi servicii particularizate în funcție de necesitățile dumneavoastră, rezultate din derularea relațiilor noastre contractuale.
Îmbunătăţirea produselor şi a serviciilor. Identificarea potenţialelor probleme cu privire la serviciile noastre existente în vederea îmbunătățirii acestora (inclusiv prin realizarea de audituri); testarea îmbunătăţirilor realizate asupra serviciilor noastre sau a noilor noastre servicii; soluţionarea sesizărilor dumneavoastră.
Supravegherea spațiilor Grădiniței “Little Primary Education”. Sistemele CCTV montate pentru supravegherea spațiilor, acolo unde acestea există.
Cui transmitem datele dumneavoastră personale
Categoriile de destinatari cărora transmitem datele dumneavoastră personale sunt:
Autorități publice din România, în special autorități publice în domeniul educației șă sănătății, la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă.
Contabili, auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi, din România – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră.
Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru Grădinița “Little Primary Education”, în diverse domenii (de exemplu, servicii de contabilitate, servicii de IT, servicii de plată, etc.), pe care îi vom obliga să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile – aceștia prestează anumite servicii pentru noi.
Orice persoană, agenție sau instanță relevantă din România sau din alt stat – în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al Grădiniței “Little Primary Education” în instanță.
Partenerii noștri, cu care ne aflăm în relații contractuale – furnizori de servicii de marketing, etc.
Medicii colaboratori, fiecare dintre aceştia fiind obligaţi prin lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidenţialitatea datelor dumneavoastră.
Cui și în ce condiții transferăm datele dumneavoastră către o țară terță sau organizație internațională
Transferăm datele personale în țări din afara UE sau SEE sau către organizații internaționale. Furnizorii tehnologiilor prin intermediul cărora colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră personale pot avea la rândul lor servere, baze de date și mecanisme de backup în țări din afara UE sau SEE. Ne asigurăm că acești furnizori se angajează la rândul lor să respecte cerințele regulamentului European de protecție a datelor personale.
Mai multe detalii aici: Google (https://privacy.google.com/businesses/compliance/#)
Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal
Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal în format fizic și/sau electronic potrivit termenului prevăzut fie de legislația în vigoare, fie de politicile noastre interne, pe o perioadă cuprinsă între 1 an si 100 de ani. Pentru stocarea datelor dumneavoastră în format electronic folosim atât serverele proprii, cât și serverele frunizorilor noștri de tehnologie menționați la paragraful de mai sus.
Sunt datele dumneavoastră personale în siguranță?
Datele dumneavoastră personale sunt păstrate în siguranță:
- cu măsuri tehnice corespunzătoare
- cu măsuri organizatorice adecvate
- împotriva prelucrării neautorizate
- împotriva prelucrării ilegale
- împotriva pierderii accidentale sau ilegale
- împotriva distrugerii accidentale sau ilegale.
Am implementat măsuri pentru a crește siguranța datelor.
Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, Grădinița “Little Primary Education” nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate.
În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.
Dacă avem un grad de certitudine rezonabil că s-a produs o încălcare a securității prelucrării datelor dumneavoastră personale, atunci:
- raportăm incidentul de securitate către managementul companiei
- analizăm în ce măsură este necesară notificarea Autorității de Supraveghere cu privire la incidentul de Securitate
- informăm persoana vizată
- investigăm incidentul de securitate și evaluăm impactul asupra protecției datelor
- depunem toate eforturile pentru atenuarea riscului imediat de producere a unui prejudiciu.
Care sunt drepturile dumneavoastră?
Aveți dreptul de acces la datele dumneavoastră personale.
În cazul în care solicitați acest lucru, noi confirmăm că prelucrăm sau nu prelucrăm datele dumneavoastră personale.
În cazul în care prelucrăm datele dumneavoastră personale și solicitați acest lucru:
- vă furnizăm o copie a datelor dumneavoastră
- vă furnizăm scopul prelucrării
- vă furnizăm destinatarii sau categoriile de destinatari
- vă furnizăm perioada estimată pentru stocarea datelor sau criteriile utilizate pentru stabilirea perioadei.
În cazul în care solicitați copii suplimentare ale datelor dumneavoastră personale, atunci vă putem percepe o taxă rezonabilă, care se bazează pe costurile administrative necesare pentru ducerea la îndeplinire a cererii.
Aveți dreptul de rectificare a datelor dumneavoastră personale.
În cazul în care solicitați acest lucru, noi rectificăm datele cu caracter personal inexacte sau incomplete, în măsura în care prelucrăm datele dumneavoastră personale.
Aveți dreptul la ștergerea datelor dumneavoastră personale.
Ștergem datele dumneavoastră personale fără întârzieri nejustificate, dacă:
- solicitați ștergerea datelor dumneavoastră personale
- datele dumneavoastră personale nu sunt necesare scopurilor noastre de prelucrare a datelor dumneavoastră personale
- vă retrageți consimțământul pe care se bazează prelucrarea datelor dumneavoastră personale și nu există un alt temei juridic pentru prelucrarea datelor dumneavoastră personale; retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia
- datele cu caracter personal au fost prelucrate illegal
- datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care ne revine în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern al unui stat membru.
Aveți dreptul de restricționare a prelucrării datelor dumneavoastră personale în următoarele cazuri:
- solicitați restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră personale
- contestați exactitatea datelor dumneavoastră personale, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor
- prelucrarea datelor dumneavoastră personale este ilegală
- nu avem nevoie de datele dumneavoastră personale în scopul prelucrării noastre, dar solicitați datele dumneavoastră personale pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
Dacă obțineți o restricționare privind prelucrarea datelor dumneavoastră personale, trebuie să vă informăm înainte de ridicarea restricționării. Avem obligația de a vă notifica rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării.
Aveți dreptul la portabilitatea datelor dumneavoastră personale în următoarele cazuri:
- ați furnizat datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat
- prelucrarea datelor se bazează pe consimțământ
- prelucrarea este efectută prin mijloace automate.
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră personale în următoarele cazuri:
- când prelucrarea datelor cu caracter personal are ca scop marketingul direct
- când datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de cercetare științifică sau istorică, cu excepția cazului în care prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini din motive de interes public.
Aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere. Autoritatea de supraveghere vă va informa despre progresul și rezultatul plângerii.
Cum vă puteți exercita aceste drepturi?
Prin solicitare scrisă; acceptăm doar solicitări scrise, deoarece nu putem face față solicitărilor verbale imediat.
Cererea dumneavoastră trebuie să conțină o descriere detaliată și precisă a dreptului pe care doriți să-l exercitați.
Vă rugăm să folosiţi oricând doriţi detaliile de contact din secţiunea de mai sus denumită Datele noastre de contact.
Trebuie să ne furnizați o copie a unui document de identificare pentru a vă confirma identitatea, de exemplu carte de identitate sau pașaport.
Ce se poate întâmpla dacă nu ne furnizați datele
Nu aveți o obligație de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le-am menţionat în acest document. Cu toate acestea, dacă nu ne oferiți datele menționate în această notă de informare nu va fi posibil pentru noi să vă prestăm serviciile pe care ni le solicitați.
Vă mulţumim pentru încrederea acordată serviciilor noastre şi modului în care lucrăm cu datele dumneavoastră. Dacă aveţi sugestii sau întrebări cu privire la orice informaţii din această notă sau la prelucrarea datelor dumneavoastră, vă rugăm să ne contactaţi oricând. Întreaga noastră echipă va depune toate eforturile rezonabile pentru a ne asigura că vă răspundem cât mai rapid şi complet.